Die elektronische Erfassung der Papier-basierten Verträge ist allein schon mit Blick auf die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen die Regel, so dass die Mehrzahl der Unternehmen bereits auf digitale Prozesse umgestellt hat. Trotzdem ist die persönliche Unterschrift auf Papier auch im Zeitalter unbegrenzter Mobilität mit überall verfügbarem Internetzugang, Smartphones und Tablet PC oft noch der gängige Standard. Wo sie nicht erforderlich ist, gewinnen allerdings längst elektronische Nachrichten und PDF-Dokumente die Oberhand – auch in der Kundenkommunikation.
Beispiele dafür sind die elektronische Rechnung im Kunden- oder Serviceportal der meisten Telefonanbieter oder die elektronischen Tickets im Bahn- oder Flugverkehr. Erste Unternehmen senden Ihren Kunden heute schon Echtzeit-Nachrichten; Beispiele sind Unwetterwarnungen von Versicherungsunternehmen, das ePin-Verfahren bei Bankgeschäften oder die positionsabhängigen  Nachrichten der Telekommunikationsanbieter. Die inzwischen sehr große Verbreitung und Akzeptanz digitaler Kommunikationsgeräte bietet hier ein großes Optimierungspotenzial. Allerdings sind dabei Erweiterungen zu den bisherigen digitalen Signaturverfahren notwendig. Diese sind bisher sowohl an der Anzahl der zur Verfügung stehenden Anwendungen als auch an den technischen Mitteln gescheitert.

Darauf hat die legodo ag mit ihrer CCS eSignature-Lösung eine passende Antwort gefunden: Mit Hilfe digitaler Formulare, auf die eigenhändige Unterschriften und andere Vermerke aufgebracht werden können, wird Akzeptanz geschaffen und das gewohnte Nutzungsverhalten für den Kunden digital erlebbar gemacht. Das System funktioniert plattformunabhängig – beispielsweise auf Apple
oder Android-Geräten und ebenso mit PC und angeschlossenem Signatur-Pad. Konkret: Auf jedem handelsüblichen Tablet werden die zu unterschreibenden Dokumente erzeugt und angezeigt. Die Unterschrift kann dann jederzeit durch den Kunden in den dafür vorgesehenen Feldern aufgebracht werden. Eine zusätzliche Bestätigung und Sichtkontrolle der Unterschrift auf dem Dokument erlauben das Abschließen oder Abbrechen des Vorgangs.

Die sog. einfache elektronische Signatur sichert dann die Integrität des Dokuments gegen Veränderungen, gewährleistet die Authentizität und stellt außerdem die Rechtsgültigkeit im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen sicher. „Der wesentliche Vorteil für die Unternehmen besteht darin, dass mitt els der eSignature Lösung der gesamte Prozess digital bleibt, keinen Ausdruck auf Papier mehr erforderlich macht und somit den bisherigen Medienbruch vermeidet“, erläutert legodo-Vorstand Marc Koch. Denn nach der Unterschrift erhält der Kunde den Vertrag per E-Mail zugesandt, die Vertragsdaten wiederum werden elektronisch in die anschließenden betriebswirtschaftlichen Abläufe des Unternehmens integriert.

„Somit entsteht durch die vollständige Digitalisierung des Vertragsvorgangs ein erheblicher Mehrwert, zumal die vorhandenen
Strukturen unverändert genutzt werden können“, betont Marc Koch. Die Erfahrungen der Unternehmen haben gezeigt, dass ihre Kunden die Ausdrucke auf Papier gar nicht vermissen: „Sie erleben den Vertragsabschluss als einen schnellen, komfortablen und somit kundenfreundlichen Prozess.“