Dokumentenerstellung

Dokumentenerstellung: Begriff und Ziele

Es gibt viele Arten und Gründe ein Dokument zu erstellen – vor allem in Unternehmen. Dokumente sind meistens schriftlich, können aber auch anderen Medien beinhalten. Heutzutage werden Dokumente üblicherweise mit einem Textprogramm erstellt. Nur sehr selten werden Dokumente noch vor Hand verfasst und archiviert. Besonders in großen Unternehmen werden Dokumente aber häufig bereits automatisch aus einem ECM-, CRM– oder ERP-System heraus erstellt. Es zahlreiche Gründe für die Dokumentenerstellung sowohl in Unternehmen als auch bei Organisationen. Dazu gehören unter anderem die Sicherung von Daten oder das Abbilden von Geschäftsvorfällen. Bei den meisten Geschäftsprozessen sind Dokumente und die Dokumentenerstellung sogar ein Teil des Prozesses. Und natürlich werden Dokumente auch zur internen und externen Kommunikation benötigt. In Unternehmen fallen diese Anwendungsfälle in den Bereich des Customer Communications Managements.

Dokumentenerstellung: Umsetzung und Anwendungsbereiche

Die Dokumentenerstellung lässt sich nicht auf bestimmte Anwendungsbereiche eingrenzen. In nahezu jeder Branche, von der Automobilindustrie bis zu öffentlichen Behörden, werden überall Dokumente gebraucht und erstellt. Die Umsetzung der Dokumentenerstellung kann sich dabei jedoch sehr unterscheiden. Beim Schreiben über die jährliche KFZ-Steuer wird beispielsweise eine Vorlage verwendet und meist nur die jeweiligen Personalien eingesetzt. In großen Unternehmen können Dokumente wie Angebote, Anleitungen oder ähnliches sogar schon automatisch aus ECM-, CRM– oder ERP-Systemen heraus erstellt werden. Sogar eine personalisierte bzw. hyperpersonalisierte Dokumentenerstellung ist heutzutage kein Problem.

Dokumentenerstellung: Beispielfälle und zukünftige Potenziale

Ein sehr gutes Anwendungsbeispiel und zugleich ein Blick in die Zukunft ist die Dokumentenerstellung aus der Cloud heraus. Dies ist sogar schon heute aus verschiedenen Cloudanwendungen heraus möglich. Sogar komplexe Angebote können automatisch erstellt werden. Die automatische Dokumentenerstellung trägt wesentlich zur Konsistenz und somit zur Qualität von Dokumenten bei. Auch bei Änderungen, z. B. wenn die Geschäftsform wechselt, muss in besten Fall nur eine Vorlage geändert werden und kann so in alle Dokumente übernommen werden.