Erfolgreiches Angebotsmanagement – oder wie erstellen Sie Angebote, die gewinnen?

Im Rahmen der Effizienz im Vertrieb ist Angebotsmanagement für zahlreiche Unternehmen verschiedener Branchen ein kritischer Erfolgsfaktor. Dabei sind die Bearbeitung der Inhalte, der Erstellungsprozess und das Management von Angeboten und Verträgen wesentliche Bestandteile und Erfolgsfaktoren im Vertriebsprozess. In vielen Unternehmen ist das Angebotsmanagement sogar der zentrale Punkt im Vertrieb, und leider oft auch der Engpass.

Mit der Customer Communication Suite (CCS) bietet legodo ein skalierbares Werkzeug, um den gesamten Prozess der Angebotserstellung wie auch das Angebotsmanagement zu erleichtern und effizienter zu machen. Jeweils angepasst an Situation und Prioritäten beim Kunden. legodo CCS deckt alle Dimensionen des Angebotsmanagement ab und erweitert diese zusätzlich um Themen wie eSignature, Datenintegration oder Versionierung.

Angebotsmanagement: Effizient organisiert zum erfolgreichen Angebot

Was macht Ihre Angebote erfolgreich? Das Aussehen? Der Preis? Die gewährten Rabatte? Oder vielleicht die klare Struktur und die unmissverständlichen Formulierungen? Entspricht Ihr Angebotsmanagement den Erwartungen des Kunden? Oder gibt es oft Fragen und vielleicht sogar Diskussionen über einzelne Bestandteile? Entscheidend bei der Ausfertigung von erfolgreichen Angeboten und Verträgen sind in den meisten Fällen die Vorgaben aus dem Unternehmen die, wie auch rechtliche Vorgaben, einzuhalten sind. Wie stark einzelne Vorgaben in das Angebotsmanagement einfließen hängt grundsätzlich von der Komplexität der Angebotsprozesse im Unternehmen ab.

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Angebotsmanagement: Unterschiedliche Dimensionen an Komplexität

Wie komplex sind ihre Angebotsprozesse? Angebote können verschiedene Dimensionen von Komplexität besitzen, die je nach Unternehmen unterschiedliche Ausprägungen aufweisen können.

Niedrige Komplexität

Angebotsmanagement mit niedriger Komplexitätliegt vor bei einer systembasierten 1:1 Beziehung und Verantwortlichkeit zwischen Kunde und Vertriebsmitarbeiter. Sie als Vertriebsmitarbeiter holen sich die benötigen Daten aus dem System, z.B. ERP oder CRM und erstellen daraus ein individuelles Angebot für Ihren Kunden. Allerdings stehen Sie hier in der vollen Verantwortung: Haben Sie an die AGBs gedacht, sind die Rabatte und Discounts richtig berechnet, die Laufzeiten für Serviceverträge usw? Je länger Sie darüber nachdenken, um so mehr Dinge fallen Ihnen ein, die Fehlerquelle sein könnten.

Mittlere Komplexität

Angebotsmanagement mit mittlerer Komplexität

entspricht einer 1:1:1 Beziehung zwischen Vertriebsmitarbeiter, Management (hier Kontrollorgan) und dem Kunden. Grundelement ist wieder das datenführende System, aus dem Sie Ihre relevanten Daten für das Angebot holen und das Angebot erstellen. Allerdings gibt es durch das Management eine Kontrollinstanz, welche das Angebot prüft, unter Umständen Änderungen wünscht und die Erfolge im System mittels Reporting überprüfen kann. Knackpunkte sind hier oftmals die Verwendung der Vorlagen (welche ist gerade aktuell?) und die Zusammenarbeit im Team (welcher Kollege hat das Dokument schon bearbeitet?). Ein Angebotsmanagement, das in vielen mittelständischen und größeren Unternehmen Tag für Tag praktiziert wird.

Hohe Komplexität

Angebotsmanagement mit hoher Komplexitätwird definiert durch eine n:1-Beziehung, bei der auf Unternehmensseite mehrere interne und externe Organe in das Angebotsmanagement eingebunden sind. Das höchste Level im Angebotsmanagement vereint mehrere Abteilungen und mehrere Schriftstücke, die sogar an unterschiedlichen Stellen von unterschiedlichen Personen erzeugt werden. Sie im Vertrieb fangen an und definieren die Positionen im Angebot. Dazu kommen vielleicht noch technische Beschreibungen von Produktmanagern oder Spezialisten. Wenn Sie mit externen Partnern ein Großprojekt anbieten, werden diese vermutlich auch ein oder zwei Positionen beanspruchen. Das Ganze sollte noch vom Management abgesegnet und von der Rechtsabteilung überprüft werden. Das muss natürlich schnell gehen, denn der Kunde möchte nicht wochenlang auf sein Angebot warten. Elemente wie die automatische Weiterverarbeitung (auf welchem Weg wird das Dokument versandt?), Zuständigkeiten (wer fasst beim Kunden nach?) und die Rückintegration und Ablage ins System (welche Dokumente hat der Kunde wann bekommen?) gewinnen an Bedeutung.

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Angebotsmanagement: Investieren Sie in Inhalte und Werkzeuge

Neben Investitionen in Inhalte ist vor allem ein standardisierter Erstellungsprozess entscheidend für ein erfolgreiches Angebotsmanagement. Vor allem in Fällen von mittlerer und niedriger Komplexität steigt der Aufwand bei einer manuellen Erstellung der Angebote enorm an, so dass eine Unterstützung durch Werkzeuge zwingend notwendig wird. Im Angebotsmanagement ist zudem nicht nur das Zusammenspiel interner Prozesse im Vertrieb wichtig, sondern die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen sowie die Einbindung externer Partner sollte ebenso integriert werden.

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Angebotsmanagement: mit der legodo Customer Communication Suite

Die legodo Customer Communication Suite (CCS) bietet sämtliche Möglichkeiten mit denen Sie Ihr Angebotsmanagement optimal aufbauen können. Die Software sorgt durch drei wesentliche Potenziale für Effizienz im Vertrieb: Das Content Management aller Texte, Grafiken und statischen Dokumente für den Bereich Vertrieb, die Kalkulation der Preise und die Konfiguration des Produkts, im Rahmen des Angebots sowie die eigentliche Erstellung des Angebots und dessen Versand an den Kunden.

Kurz und knapp zusammengefasst ergeben sich für Sie folgende Vorteile:

Angebotsmanagement mit legodo

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Angebotsmanagement mit legodo

Nutzerführung, Prozessorientierung und Systemintegration sind nicht nur Schlagworte. Erleben Sie Ihre Angebotserstellung aus einer vollkommen neuen Perspektive, mit dem bekannten Microsoft Word und der fortschrittlichen legodo Customer Communication Suite (CCS).

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