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Checkliste zur Softwareauswahl

Die vollständige Checkliste können Sie hier im PDF-Format herunterladen:

Vorteile von Kundenkommunikationsplattformen

Mit einer unternehmensweiten Plattform für das Customer Communications Management verlieren Mitarbeiter weniger Zeit bei der Verarbeitung und Erstellung von Korrespondenz und können sich auf wesentliche Aufgaben konzentrieren. Eine solche Kommunikationsplattform ist zudem sicherer und unabhängig von anderen datenführenden Systemen (CRM, ERP) und deren Release Zyklen.
Plattformen für das Customer Communications Management bringen Unternehmen Vorteile: Neben einer schnellen Erstellung und Pflege der Korrespondenz oder zentralen Vorlagenkonzepten liegt der Fokus auf einer Reduktion der Menge an Vorlagen und Textbausteinen sowie sinkenden Reaktionszeiten und kurzen Änderungszyklen.

Potenziale von Kundenkommunikationsplattformen

Worauf Sie achten sollten: Eine Checkliste

Alles Aspekte von denen Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Kundenkommunikation profitieren möchten. Doch welches System ist das Richtige und wie lässt es sich erkennen? Es gibt 8 Punkte, die Sie beachten sollten, wenn Sie vor der Auswahl einer unternehmensweiten Kommunikationsplattform stehen:

1. Daten- und Prozessintegration

• Bietet die Lösung eine Standardintegration für verbreitete Systeme wie Oracle, SAP, SQL-Datenbanken, Web Services oder andere datenführende Systeme?
• Müssen Ihre Vorlagen-Administratoren wissen, woher Sie die Daten holen können?
• Integriert sich die Lösung in Ihre vorhandenen Archivierungs- oder Workflow-Management Systeme?

2. Content Management

• Erlauben die Konzepte eine modulare Dokumentenstruktur?
• Ist eine Wiederverwendung von Inhalten für verschiedene Dokumente und Ausgangskanäle möglich?
• Sind ad-hoc Kampagnen möglich?

3. Office-Tool-Integration

• Integriert sich die Lösung in die vertraute IT-Umgebung der Benutzer (Microsoft Word, SAP, Oracle)?
• Sind die Aufwände für Schulungsmaßnahmen gering?

4. Usability

• Werden die Benutzer im Prozess geführt?
• Ist eine Kontrolle der Benutzer möglich?
• Ist die Lösung leicht erlernbar und benutzerfreundlich?
• Kann ich dem Benutzer Interaktion erlauben? Wenn ja, wo und wie viel?

5. Channel Management

• Unterstützt die Lösung unterschiedliche Ausgangskanäle, wie lokalen Druck, Druckstraßen, Fax, Email, Social Media oder SMS?
• Können eingehende Emails verarbeitet werden?

6. Kommunikationskontrolle

• Protokolliert die Lösung die unternehmensweiten Kommunikationsprozesse (Bsp.: wie viele Schreiben werden pro Tag erstellt?
• Welche Kanäle werden bei welchen Nutzern wie genutzt?
• Wie hoch ist ihre Durchschnittliche Dokumentenbearbeitungszeit?
• Werden Protokolle und Reports in gängige Formate wie Excel und CSV bereitgestellt?

7. Unterstützung verschiedener Anwendungsfälle

• Unterstützt die Plattform verschiedene Anwendungsfälle der Kundenkommunikation, wie z.B. Individualschreiben, automatisierte Kundenkorrespondenz, Massenanschreiben, Reports oder komplexe Business Dokumente?
• Weist der Hersteller Referenzprojekte für die gängigsten Anwendungsfälle auf?

8. Architektur

• Ist die Lösung unabhängig von angebundenen Systemen und deren Releases?
• Ist das System skalierbar?
• Nutzt die Lösung offene Standards bei Datei- und Verarbeitungsformaten?

Die acht Punkte zur Auswahl einer Kundenkommunikationsplattform sind auch als Checkliste verfügbar. Die vollständige Checkliste können Sie hier im PDF-Format herunterladen:

Aktualisiert am January 24, 2012

Tags: Checkliste, Kundenkommunikation, Kundenkommunikationsplattform